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Vielleicht auch einmal interessant: Das Organigramm der Gemeindeverwaltung

Ich habe in den letzten zwei Jahren die Gemeindeverwaltung gemeinsam mit der Amtsleitung teilweise neu strukturiert, neu geordnet, teilweise Abteilungen zusammengelegt. Das Endergebnis findet sich in einem neuen Organigramm wieder, mit dem wir seitens der Wiener Neudorfer Gemeindeverwaltung die Aufgaben der kommenden Jahre bewältigen wollen und bewältigen werden.

Ich denke mir, es ist interessant zu wissen wie eine Gemeindeverwaltung aufgebaut ist und wie die ca. 180 Mitarbeiter/-innen (inklusive Saisonarbeiter und Aushilfen) eingebunden sind. Die größten der 18 Abteilungen bei uns sind der Wirtschaftshof und die Musikschule mit jeweils weit mehr als 20 Mitarbeiter/-innen. Die kleinste Abteilung ist die gemeindeeigene Küche mit 4 Kolleginnen und Kollegen, die ausschließlich für unsere Kinderbetreuungseinrichtungen kochen.

Dazu gesagt werden muss, dass die Volksschullehrerinnen und die Kindergartenpädagoginnen als Landesbedienstete nicht dem Bürgermeister dienstrechtlich unterstellt sind – alle anderen Kräfte in diesen Abteilungen schon. Bibliothek und Archiv werden von Personen aufrecht erhalten, die ebenfalls in keinem Dienstverhältnis stehen und ihre Tätigkeiten großteils ehrenamtlich verrichten.

Falls die Darstellungen zu klein: Gehen Sie bitte auf die Webseite der Gemeinde   http://www.wiener-neudorf.gv.at und klicken Sie bei „Rathaus“ auf „Abteilungen“ und „Organigramm“.

 

So funktioniert die Personalaufnahme im Gemeindeamt Wiener Neudorf!

Um zu diesem Gemeindeteam (hier bei einem Mitarbeiterversammlung) zu gehören, muss man erstens sehr gut sein und zweitens einige Hürden nehmen.

Viele glauben, dass Personalpolitik das alleinige Spielfeld des jeweiligen Bürgermeisters wäre. Das ist möglicherweise in einigen Gemeinden noch immer der Fall – in Wiener Neudorf nicht. Immer wieder kommt jemand zu mir, der um einen Job im Gemeindeamt ersucht, oder der jemand in der Familie hat oder jemand kennt, der auf Jobsuche ist und gerne im Gemeindedienst arbeiten würde. Oft kenne ich diese Personen gut, die deshalb hoffen, dass sie einen Startvorteil gegenüber jemand anderen haben.

Mag sein, dass dies früher so funktioniert hat. Aber ich habe die Organisation grundsätzlich umgestellt und die Abteilungsleiter des Gemeindedienstes mit mehr Kompetenzen und Verantwortung ausgestattet und das betrifft auch und vor allem die jeweilige Personalverantwortung. Ich gehe davon aus, dass vor allem die Abteilungsleitung die beste Verstärkung haben möchte und am besten weiß, wen sie braucht.

Jede Abteilung (z.B. Finanzverwaltung, Bürgerservice, Bauamt, Wirtschaftshof, Hort, Musikschule  u.s.w. …) hat einen bestimmten Arbeitsauftrag. Wenn eine Abteilungsleiterin/ein Abteilungsleiter zu mir kommt, weil durch Pensionierungen oder deutlichen Mehraufwand eine Personalaufnahme notwendig erscheint, dann diskutieren wir gemeinsam darüber. Kommen wir gemeinsam zum Schluss, dass wir Verstärkung brauchen, dann wird eine genaue Stellenbeschreibung und ein Anforderungsprofil erstellt. Nachfolgend schreiben wir diese Stelle aus.

Die Abteilungsleiter führen gemeinsam mit der Amtsleitung die Bewerbungsgespräche, die oft sehr zahlreich ausfallen. Manchmal werden Entscheidungen (Ablehnungen) alleine durch die Bewerbungsunterlagen ohne persönliches Gespräch getroffen, wenn von vorne herein klar, ist, dass die Bewerberin/der Bewerber nicht zum Profil passt.

Drei (manchmal vier) Personen kommen in die engere Wahl und diese werden zu einem persönlichen Gespräch mit mir eingeladen. Danach besprechen wir intern gemeinsam, für wen wir uns letztlich entscheiden. Aus der Erfahrung der letzten Jahre kann ich zusammenfassen, dass sich extrem gute und äußerst gut ausgebildete Personen für eine Tätigkeit im Gemeindedienst bewerben. Letztlich eine Anstellung zu bekommen, ist mittlerweile nicht leicht.

Die-/derjenige wird von mir als Bürgermeister für eine gewisse Zeit (zwischen drei und sechs Monate) befristet angestellt und in diesen Monaten von der Abteilungsleitung mehrfach beurteilt. Bekomme ich während und nach dieser „Probezeit“ positive Beurteilungen, wird im Gemeinderat über ein unbefristetes Dienstverhältnis befunden. Bei negativen Beurteilungen trennen wir uns.

Neue Homepage der Gemeinde

Nach dem Gemeindeblatt haben wir nunmehr auch die Homepage der Gemeinde neu gestaltet.

Machen Sie einen Blick auf http://www.wiener-neudorf.gv.at

Wir haben versucht, die Gemeinde-Webseite übersichtlicher, moderner und „aufgeräumter“ zu gestalten. Wenn Ihnen etwas auffällt oder Ihnen etwas fehlt, dann lassen Sie es mich wissen.

Neben den ständig wiederkehrenden wichtigen Gemeindeinformationen versuchen wir Sie auch mit aktuellen Neuigkeiten zu versorgen. Sie können sich z.B. das Budget 2017 herunterladen oder mein Neujahrsgespräch mit Neudorf TV ansehen.

Eine aktuelle Situation, die wir soeben über unseren Wetterdienst erfahren haben, gebe ich Ihnen auch weiter: Wir erwarten ab den kommenden Nachtstunden, also ab Mittwoch, den 4. Jänner ab ca. 3.00 Uhr früh Sturmböen mit über 100 km/h.

Die ersten 14 Tage als Bürgermeister

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Vorweg: Die letzten 14 Tage waren spannende, interessante, ereignisreiche und intensive, aber auch äußerst schlafarme 2 Wochen.

Ich habe auf eine konstruktive und professionelle Übergabe der offenen Gemeindethemen und wichtigsten Unterlagen gehofft. Leider vergebens. Die Übergabe der Gemeindeagenden von Christian Wöhrleitner zu mir war dann auf die Übergabe des Generalschlüssels und die Überlassung des Mantels der Wiener Neudorfer Faschingsgilde sowie der Narrenkappe beschränkt.

Wenn ich etwas wissen wolle – die Gemeindebediensteten wüssten Bescheid. Und natürlich und glücklicherweise war das auch so. Derzeit geben sich Mitarbeiter, Professionisten, Planer, Berater, Gemeindeanwälte, Vertreter wichtiger Wiener Neudorfer Firmen u.s.w. nahezu ohne Unterbrechung die Türklinke zu meinem Büro in die Hand. Die Führungskräfte des Gemeindedienstes versuchen mich in kürzester Zeit auf den Ist-Stand zu bringen. Sehr hilft mir die Tatsache, dass ich diesen Job schon einmal machen durfte und mir die Einarbeitung deshalb sehr leicht fällt.

Das absolut Positivste (aber das habe ich ja bereits im Vorfeld gewusst): Ich kann auf ein engagiertes, großartiges, leistungsstarkes motiviertes und kompetentes Gemeindeteam von insgesamt über 150 Mitarbeiter/-innen zurückgreifen, das mich und meinen anderen Führungsstil sehr offen und neugierig aufgenommen hat. Vieles läuft großartig und absolut in meinem Sinne, manches werden wir gemeinschaftlich besprechen und überdenken. Denn natürlich sind meine Vorstellungen von Mitarbeiterführung, Aufbau- und Ablauforganisation ganz anders – und teilweise komplett konträr – zu den bisherigen Gepflogenheiten.

Sehr überrascht hat mich, dass Unterlagen bei gewissen Themen nicht vorhanden sind. Beispielsweise gibt es über den „Bildungscampus“ nur 4 eher nichtssagende A4-Blätter im Gemeindeamt. Netterweise hat mir gestern Alt-Vize-Bgm. Tutschek ein paar wenige zusätzliche Unterlagen gebracht. Ich lasse derzeit abklären, ob überhaupt und welche Unterlagen diesbezüglich überhaupt offiziell eingereicht wurden.

Und so kämpfe ich mich derzeit durch und versuche so rasch wie möglich einen aktuellen Wissensstand über so viele Themen wie möglich zu bekommen.

Ich ersuche Sie, wenn Sie etwas über Wichtiges und Aktuelles über Wiener Neudorf erfahren möchten, auch einen Blick auf die Gemeinde-Homepage: www.wiener-neudorf.gv.at und auf unsere Fraktions-Homepage: www.oevp-wienerneudorf.at zu werfen.